Um negócio que vende tempo tem sempre a mesma dor.
Alguém escreve fora de horas e não é respondido. Uma marcação fica em cima de outra. Um cliente não aparece e ninguém lhe lembrou. Muda o vocabulário — cadeira, marquesa, elevador, sala de reuniões — mas o problema é o mesmo.
A Sofia não tem uma versão para cada setor. Tem um sistema, e a diferença entre uma clínica e uma oficina está no que se escreve na configuração: que recursos existem, que serviços se prestam e quanto tempo levam, e o que a equipa costuma responder.
Clínicas e medicina estética
O primeiro setorÉ o primeiro setor da Fluxovate, a começar pelas clínicas dentárias. Num exemplo ilustrativo, uma clínica com 300 consultas por mês e 12% de faltas fica com 36 horários vazios; a 40 a 90 euros cada, é dinheiro que fica na cadeira. A Sofia numa clínica dentária
Recursos
Gabinetes, médicos, cadeiras de tratamento, máquinas laser.
Serviços
Consulta, limpeza, preenchimento (45 min), sessão laser (30 min).
O que a assistente responde
Cuidados antes e depois, indicações de jejum, tempos de recuperação.
Fisioterapia e osteopatia
Sem alterações ao sistemaSessões em série, com o mesmo paciente a voltar dez ou vinte vezes. A marcação seguinte é a que se perde mais facilmente — e é a que sustenta o tratamento.
Recursos
Marquesas, ginásio de reabilitação, fisioterapeutas.
Serviços
Avaliação inicial (60 min), sessão de ondas de choque (30 min).
O que a assistente responde
Acordos com seguradoras, vestuário a trazer, política de faltas.
Oficinas e inspeções auto
Sem alterações ao sistemaA oficina atende ao balcão e ao telefone ao mesmo tempo, e quem está ao balcão ganha sempre. As mensagens ficam por ler até ao fim do dia — e o elevador ficou parado à espera de um carro que não foi confirmado.
Recursos
Elevadores, máquinas de diagnóstico, mecânicos.
Serviços
Revisão anual (120 min), mudança de óleo (45 min).
O que a assistente responde
Preçário de componentes base, documentos da viatura a trazer, horários de recolha.
Advocacia e consultoria
Sem alterações ao sistemaA primeira mensagem de um cliente novo chega muitas vezes ao fim do dia ou ao fim de semana. Responder na segunda de manhã é responder tarde, porque entretanto escreveu a mais dois escritórios.
Recursos
Salas de reunião, sócios, consultores de especialidade.
Serviços
Primeira consulta (60 min), análise de contrato (90 min).
O que a assistente responde
Honorários iniciais, áreas de prática, documentação a trazer à primeira visita.
Porque é que isto funciona sem software à medida
A impossibilidade de duas marcações se sobreporem no mesmo recurso é imposta pela base de dados, não por uma verificação que se pode falhar — e a base de dados não sabe se o recurso é uma cadeira de dentista ou um elevador de oficina.
A ligação à agenda vive atrás de um contrato próprio, o que quer dizer que trocar de sistema de agenda não toca no motor de marcações, nem na conversa, nem nos lembretes.
E a assistente responde a partir do documento que a equipa escreveu. Não é treinada para o seu setor — é configurada com a informação do seu negócio, e diz que não sabe quando a resposta não está lá.
Se o seu setor não está aqui
A pergunta que decide é simples: o seu negócio marca pessoas em recursos limitados, por períodos de tempo? Se sim, isto serve — e a configuração é do mesmo género das que estão nesta página.
Escreva-nos com dois ou três exemplos do que os seus clientes costumam perguntar, e dizemos-lhe com honestidade se faz sentido.